บริษัท พาวเวอร์บาย จำกัด

บริษัท พาวเวอร์บาย จำกัด

ความเป็นมาของบริษัท

General Information : บริษัท เพาเวอร์บาย จำกัด เป็นบริษัทในเครือ Central Retail Corporation เป็นศูนย์การค้าแบบ แคทิกอรี่ สเปเชี่ยลลิสท์ ( Category Killer / Specialist ) ประเภทเครื่องใช้ไฟฟ้า อิเลคทรอนิกส์ ครบวงจรแห่งแรกในประเทศไทย
Description : เพาเวอร์บาย เป็นศูนย์รวมเครื่องใช้ไฟฟ้า ไอทีและเทคโนโลยีดิจิตอลครบวงจร มีสาขาทั้งในกรุงเทพและต่างจังหวัด รวมกว่า 80 สาขา(ซึ่งจัดได้ว่ามี Channel of distribution มากที่สุดในประเทศไทยสำหรับธุรกิจนี้)
Company Overview : เพาเวอร์บายมีรูปแบบร้านที่หลากหลายตั้งแต่ขนาดใหญ่ พื้นที่ 2,000 ตร.ม.ขึ้นไปจนถึงขนาดเล็กพื้นที่ประมาณ 600 ตร.ม. พร้อมมีสไตล์ Style การตกแต่งร้านตามกลุ่มลูกค้าได้แก่
- Standard จะออก Tone สีดำ เน้นขายสินค้าครบทุกประเภท
- Life Style จะออก Tone ขาว เป็นร้านขายสินค้า hi end เช่น LCD TV, ตู้เย็นSide by Side
- Home Store เป็นส่วนหนึ่งของ Home work สำหรับลูกค้าที่สร้างบ้านใหม่ หรือต่อเติมบ้าน
- PWB IT เน้น Computer, Digital Camera and Hand Phone เป็นสินค้า Technology

วัตถุประสงค์
                1.เพิ่มจำนวนลูกค้าให้มากยิ่งขึ้น
                        2.เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน
                3.เพิ่มภาพลักษณ์ของบริษัทให้ดียิ่งขึ้น
                4.เพิ่มบริการที่ประทับใจแก่ลูกค้า

เป้าหมายของบริษัท

                1.เลือกใช้กระบวนการ อุปกรณ์ และระบบผลิตที่มีผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมน้อยที่สุด

2.เลือกใช้วัตถุดิบและพลังงานในกระบวนการผลิตเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

3.ประหยัดงบประมาณและทำให้เกิดผลกำไรมากที่สุด

4.บริการรวดเร็วฉับไวทันใจลูกค้า
แผนผังการบริหารงานของบริษัท พาวเวอร์บาย จำกัด

ปัญหา และการแก้ปัญหาของแต่ละแผนก ดังนี้
แผนกบุคคล

                ปัญหา
                                - พนักงานไม่สามารถตรวจสอบตารางการทำงานผ่านทางอื่นได้
                                - ไม่สามารถรู้ถึงจำนวนพนักงานที่ต้องการรับได้
                                - ไม่สามารถสืบค้นประวัติพนักงานย้อนหลังได้
                                - ไม่สามารถสืบค้นประวัติลูกค้าย้อนหลังได้

                การแก้ปัญหา
                                - ต้องใช้ระบบคอมพิวเตอร์บันทึกประวัติการทำงานของพนักงานเพื่อง่ายต่อการสืบค้น
                                - ต้องใช้ระบบคอมพิวเตอร์บันทึกประวัติการทำงานของลูกค้าเพื่อง่ายต่อการสืบค้น
                                - ต้องใช้ระบบคอมพิวเตอร์ลิงค์ผ่านเครือข่ายอินเตอร์เน็ตลงตารางการทำงานของพนักงาน

แผนกบัญชีและการเงิน
                ทำหน้าที่ทางด้านการเงินซึ่งเป็นฝ่ายที่สำคัญมากที่สุดอีกฝ่ายหนึ่งก็ว่าได้เพราะงานในทกด้านต้องมีการใช้เงินมีรายรับ รายจ่ายก็ต้องผ่านทางฝ่ายบัญชี
                ปัญหา
                                - อาจเกิดข้อผิดพลาดเรื่องเงินได้สูง
                                - จ่ายค่าตอบแทนให้แก่พนักงานได้ยาก
                                - ในการคิดบัญชีรายรับรายจ่ายทำได้ยาก
                                - สืบค้นบัญชีย้อนหลังได้ยาก
                                - ใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ไม่ชัดเจนอาจเกิดการเข้าใจผิดได้
                แก้ปัญหา
                                - ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการคำนวณรายรับรายจ่าย การทำใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ฯ

แผนกขาย
            ทำหน้าที่นำเสนอสินค้าสู่ลูกค้าเพื่อให้มียอดขายเพิ่มมากขึ้น

                ปัญหา
                                - มีตัวอย่างสินค้าที่เป็นตัวอย่างให้ลูกค้าดูน้อย
                                -พนักงานขายดูแลลูกค้าไม่ทั่วถึง
                                -มีการอธิบายสินค้าให้กับลูกค้าไม่ถูกต้อง

                แก้ปัญหา
                                - ต้องใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการดูแลลูกค้า
                                - ต้องใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการเก็บข้อมูลของสินค้า
                                - ต้องใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการเก็บตัวอย่างของสินค้า

แผนกจัดส่งสินค้า

                มีหน้าที่จัดส่งสินค้าให้กับลูกค้า  โดยรับสินค้าจากแผนกคลังสินค้า
                ปัญหา
                                - ไม่สามารถทราบได้ว่าสินค้าชิ้นไหนเป็นของลูกค้าท่านใด
                                - ไม่สามารถจัดลำดับการจัดส่งของสินค้า

- ไม่สามารถรู้ที่อยู่ของลูกค้า

- ไม่สามารถรู้งบประมาณการจัดส่ง
 แก้ปัญหา
                - ใช้ระบบคอมพิวเตอร์การจัดเรียงลำดับการจัดส่งสินค้าเพื่อความถูกต้อง

- ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการดูประวัติของลูกค้า

แผนกจัดซื้อ
                ทำหน้าที่สำหรับซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร แต่มีหลายองค์กรที่พยายามที่จะกำหนดมาตรฐานในกระบวนการจัดซื้อ, กระบวนการสามารถแตกต่างกันมากระหว่างองค์กร
                ปัญหา
                                -ไม่สามารถตรวจสอบสินค้าที่ทำการสั่ง มาส่งไม่ตรงตามกำหนด
                                -สินค้าที่ได้ไม่ครบตามจำนวนที่สั่งไป
                                -สินค้าที่จัดซื้อไม่ตรงตามต้องการของบริษัท
                แก้ปัญหา
                                - ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการตรวจสอบกำหนดการส่ง/คุณภาพ/และจำนวนสินค้า

แผนกเช็คและตรวจสอบสต็อก
                ทำหน้าที่ตรวจนับความถูกต้องที่เกี่ยวข้องกับจำนวน,สภาพ และคุณภาพของสินค้า
            ปัญหา
                        - ค้นหาและตรวจเช็คสินค้าลำบาก และซ้ำซ้อน
                                - ไม่รู้จำนวนสินค้าในสต็อกที่แน่นอน
                แก้ปัญหา
                                - ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ในการเก็บข้อมูลจำนวนของสินค้า

ปัญหาระหว่างแผนกต่อแผนกต่างๆ ดังนี้

                ปัญหาระหว่างแผนกบุคคลกับแผนกต่างๆ
                                แผนกบุคคลไม่สามารถทราบได้ว่าบุคคลในแผนกต่างเข้าทำงานเป็นเวลาตรงเวลาบ้างหรือไม่
                และไม่ทราบว่ามีการขาดงาน หรือออกงานก่อนเวลาหรือไม่

                ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีและการเงิน-แผนกบุคคล
                                แผนกบัญชีและการเงินไม่สามารถจ่ายอัตราเงินเดือนของพนักงานได้ เนื่องจากไม่ทราบ การเข้า
                งานการขาดงาน การลางานของพนักงานเลย

                ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีและการเงิน-แผนกจัดซื้อ
                                แผนกบัญชีและการเงินไม่ทราบว่าแผนกจัดซื้อนั้นต้องการงบในการจัดซื้อสินค้าเท่าไหร่

                ปัญหาระหว่างแผนกจัดซื้อ-แผนกบัญชีและการเงิน
                                แผนกจัดซื้อไม่สามารถนำข้อมูลหรือยอดขายสินค้ามาแจ้งต่อแผนกบัญชีและการเงินได้

                ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีและการเงิน-แผนกจัดส่งสินค้า
                                แผนกบัญชีและการเงินไม่ทราบงบประมาณในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า
                ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีและการเงิน-แผนกขาย
                                แผนกบัญชีและการเงินไม่ทราบยอดขายของแผนกขายและไม่สามารถทำบัญชีได้

สรุปปัญหาทั้งหมดของบริษัท

1.พนักงานไม่สามารถตรวจสอบตารางการทำงานผ่านทางอื่นได้
2.ไม่สามารถรู้ถึงจำนวนพนักงานที่ต้องการรับได้
3.ไม่สามารถสืบค้นประวัติพนักงานย้อนหลังได้
4.ไม่สามารถสืบค้นประวัติลูกค้าย้อนหลังได้
5.อาจเกิดข้อผิดพลาดเรื่องเงินได้สูง
6.จ่ายค่าตอบแทนให้แก่พนักงานได้ยาก
7.ในการคิดบัญชีรายรับรายจ่ายทำได้ยาก
8.สืบค้นบัญชีย้อนหลังได้ยาก
9.ใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ไม่ชัดเจนอาจเกิดการเข้าใจผิดได้
10.มีตัวอย่างสินค้าที่เป็นตัวอย่างให้ลูกค้าดูน้อย
11.พนักงานขายดูแลลูกค้าไม่ทั่วถึง
12.มีการอธิบายสินค้าให้กับลูกค้าไม่ถูกต้อง
13.ไม่สามารถทราบได้ว่าสินค้าชิ้นไหนเป็นของลูกค้าท่านใด
14.ไม่สามารถจัดลำดับการจัดส่งของสินค้า

15.ไม่สามารถรู้ที่อยู่ของลูกค้า

                16. ไม่สามารถรู้งบประมาณการจัดส่ง

17.สินค้าที่ทำการสั่งไม่มาตามกำหนด
                18.สินค้าที่ได้ไม่ครบตามจำนวนที่สั่งไป
                19.สินค้าที่จัดซื้อไม่ตรงตามต้องการของบริษัท
                20.ค้นหาและตรวจเช็คสินค้าลำบาก และซ้ำซ้อน
                21.ไม่รู้จำนวนสินค้าในสต็อกที่แน่นอน
                22.ไม่สามารถทราบได้ว่าบุคคลในแผนกต่างเข้าทำงานเป็นเวลาตรงเวลาบ้างหรือไหม 

และไม่ทราบว่ามีการขาดงานหรือออกงานก่อนเวลาหรือไม่
                23.ไม่สามารถจ่ายอัตราเงินเดือนของพนักงานได้ เนื่องจากไม่ทราบ การเข้างาน การขาดงาน 

การลางานของพนักงาน
                24.ไม่ทราบว่าแผนกจัดซื้อนั้นต้องการงบในการจัดซื้อสินค้าเท่าไหร่
                25.ไม่สามารถนำข้อมูลหรือยอดขายสินค้ามาแจ้งต่อแผนกบัญชีและการเงินได้
                26.ไม่ทราบงบประมาณในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า
                27.ไม่ทราบยอดขายของแผนกขายและไม่สามารถทำบัญชีได้

1.การค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา

การจำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา

การประเมินความต้องการสารสนเทศในองค์กร

การจำแนกกิจกรรม ของหน้าที่การทำงานในองค์กร

ประเมินความต้องการสารสนเทศในองค์กร

2.การเริ่มและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย 

                นำระบบสาระสนเทศมาพัฒนา วัตถุประสงค์ เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการ ซึ่งโครงการนี้มีต้นทุนที่ต่ำและได้ประสิทธิภาพมากที่สุด

               โครงการพัฒนาระบบ การพัฒนาระบบงานบัญชีและการเงิน มีวัตถุประสงค์ เพื่อเพิ่มยอดขายให้มากขึ้น เพื่อพัฒนาคุณภาพในการทำงานของพนักงาน พนักงานมีการทำงานที่รวดเร็ว สะดวก สบายยิ่งขึ้น ภาพลักษณ์ของบริษัทดีขึ้น และยังช่วยให้การทำงานมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น อย่างเช่นการจัดเก็บข้อมูลงาน

วัตถุประสงค์

                วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีและการเงินให้มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้นจากเดิม ใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้นต่อการทำงานและต่อการพัฒนาต่อได้ 

ขอบเขตของระบบ

               โครงการพัฒนาระบบงานบัญชี ได้มีการจัดทำขึ้นโดยทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเดิมทั้งนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบ มีรายระเอียดดังต่อไปนี้

-ระบบมีการป้องกันข้อมูลในเครือข่ายคอมพิวเตอร์

-ระบบจะต้องแบ่งการทำ งานแต่ละส่วนอย่างชัดเจน แต่ข้อมูลสามารถเชื่อมโยงกันได้

-ระบบจะต้องใช้งานได้ง่าย

-ระบบจะต้องสามารถทำเกี่ยวกับรายรับ และ รายจ่ายและการสั่งซื่อสินค้า

-ระบบจะต้องรองรับการทำงานแบบ  Multi-User  ได้

- ระบบจะต้องใช้งานง่ายและสะดวก

 -ระบบจะต้องเกิดข้อผิดพลาดน้อยที่สุดต่อการทำงาน

-ระบบจะต้องมีความถูกต้องและแม่นยำมากที่สุด

ปัญหาที่จะพบจากระบบเดิม

- เปิดใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้
                - จัดทำใบวางบิลค่าสินค้า/ค่าขนส่งสินค้าและบริการอื่น
                - จัดซื้อ จัดหารถ จัดจ้างพนักงาน
                - ตรวจสอบการรับเงินโอน เช็ค เงินสด ออกใบเสร็จรับเงิน
                - วางแผนการชำระค่าสินค้า อุปกรณ์และบริการต่างๆ
                - เสนอเช่นเช็ค โอนเงิน จ่ายเช็ค จัดทำรายงานทางการเงินและบัญชี

ความต้องการของระบบใหม่

                     จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำ ให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จึงได้นำ มาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำ งานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้

ต้องการระบบเพื่อสมารถเก็บข้อมูลได้อย่างถูกต้อง

ต้องการระบบเพื่อเก็บข้อมูลพนักงานเพื่อจ่ายเงินเดือน

1.สามารถมีระบบเพื่อดูรายรับรายจ่ายได้

2.สามารถสืบค้นบัญชี/แก้ไข/บันทึกได้

3.สามารถดึงใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ได้

4. สามารถทราบว่ามีการขาดงาน หรือออกงานก่อนเวลาหรือไม่

5.สามารถจ่ายอัตราเงินเดือนของพนักงานได้ เพราะรู้ การเข้างาน การขาดงาน การลางานของพนักงาน

6.ทราบว่าแผนกจัดซื้อนั้นต้องการงบในการจัดซื้อสินค้าเท่าไหร่

7.สามารถนำข้อมูลหรือยอดขายสินค้ามาแจ้งต่อแผนกบัญชีและการเงินได้

8.สามารถทราบงบประมาณในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้า

9.ทราบยอดขายของแผนกขายและสามารถการทำบัญชีได้

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

 - บริษัทสามารถตรวจสอบแก้ไข รายรับรายจ่าย การสั่งซื้อสินค้า ได้อย่างสะดวก รวดเร็วมากขึ้น

 - บริษัทสามารถทราบยอดรายรับ-จ่ายของบริษัท

 - บริษัทมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น

- สามารถจัดเก็บยอดรายรับ-จ่ายของบริษัทได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารใบเสร็จยืนยันให้ลูกค้า

- การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

- ลดระยะเวลาในการทำงาน
                - จ่ายค่าตอบแทนให้แก่พนักงานได้ยาก

- ในการคิดบัญชีรายรับรายจ่ายทำได้ยาก

- สืบค้นบัญชีย้อนหลังได้ยาก
                - ใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้ไม่ชัดเจนอาจเกิดการเข้าใจผิดได้

 แผนการดำเนินการโครงการ

แผนการดำ เนินงานของโครงการพัฒนาระบบงานบัญชีมีดังต่อไปนี้

1. ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

3. ประมาณการใช้งบประมาณ

4. ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

ขั้นตอนในการพัฒนาระบบสารสนเทศ 

-  การกำหนดและเลือกโครงการ (System Identification and Selection)

  -  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (System Initiation and Planning)

-  การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)

-  การออกแบบระบบ (System Design)

 -  การพัฒนาและติดตั้งระบบ (System Implementation)

-  การบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance)

ขั้นตอนที่  1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

 เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกับระบบเดิมหรือให้เหมาะสมกับองค์กรที่มีการเปลี่ยนแปลงหรือต้องการระบบเพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดในการทำงานขององค์กร

ขั้นตอนที่  2  การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

                เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

·       เริ่มต้นทำโครงการ ก่อนเริ่มทำโครงการเราควรศึกษาระบบเดิมในการทำงานก่อน

·       กำหนดวัตถุประสงค์หรือทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้

·       วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์

1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิม  ดูว่าการทำงานของระบบบัญชี  มีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไรและเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิม  และระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบการสั่งซื่อสินค้า

2.การรวบรวมความต้องการในระบบใหม่จากผู้ใช้ระบบ  ศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานหรือผู้ใช้ระบบ

3.จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้    เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้ว   ก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้   ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่  4  การออกแบบเชิงตรรกะ

                เป็นขั้นตอนในการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่งในการออกแบบระบบ  ระบบงานที่ได้ในแต่ละส่วนจะไม่เหมือนกัน  ซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ขบวนเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่  5  การออกแบบเชิงกายภาพ

                ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบรายรับรายจ่าย  ฐานข้อมูล   เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่   6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ

                ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

·       เขียนโปรแกรม

·       ทดสอบโปรแกรม

·       ติดตั้งระบบ

·       จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

 ขั้นตอนที่   7   การซ่อมบำรุงระบบ

                 เป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้ว  เราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการในการเริ่มต้นการทำโครงการ

ทีมงานการทำโครงการ
                1. นางสาวรัตนาภรณ์ อุไรพันธุ์      

มีหน้าที่                 การกำหนดและเลือกสรรโครงการ  (System Identification and Selection)
            -  อนุมัติโครงการ

-  ชะลอโครงการ

-  ทบทวนโครงการ

-  ไม่อนุมัติโครงการ

               การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ  (System Initiation and Planning) 
-     การศึกษาความเป็นไปได้

-     การพิจารณาผลประโยชน์หรือผลตอบแทนที่จะได้รับจากโครงการ

-     การพิจารณาค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนของโครงการ

-     การวิเคราะห์ความคุ้มค่าของการพัฒนาระบบสารสนเทศ

2. นางสาววรรณวิไล  อัมพรศิริ

มีหน้าที่                 การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis) 

-     Fact-Finding Technique

-     Joint Application Design (JAD)

-     การสร้างต้นแบบ 

               การออกแบบระบบ (System Design) การออกแบบแบ่งเป็น 2 ส่วน

-     การออกแบบเชิงตรรกะ (Logical Design)

-     การออกแบบเชิงกายภาพ (Physical Design)
               3.นางสาวอรกมล  ชื่นจิตต์

มีหน้าที่                 การดำเนินการระบบ (System Implementation) 

-     จัดซื้อหรือจัดหาฮาร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟต์แวร์ (Solfware)

-     เขียนโปรแกรมโดยโปรแกรมเมอร์ (Coding)

-     ทำการทดสอบ (Testing)

-     การจัดทำเอกสารระบบ (Documentation)

-     การถ่ายโอนระบบงาน (System Conversion)

-     ฝึกอบรมผู้ใช้ระบบ (Training)

                 การบำรุงรักษาระบบ (System Maintenance) การบำรุงรักษาระบบแบ่งได้ 4 ประเภท

-     Corrective Maintenance เพื่อแก้ไขข้อผิดพลาดของระบบ

-     Adaptive Maintenance  เพื่อให้ระบบสามารถรองรับความต้องการที่เพิ่มขึ้น

-     Perfective Maintenance  เพื่อบำรุงรักษาระบบให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

-     Preventive Maintenance  เพื่อบำรุงรักษาระบบป้องกันข้อผิดพลาดที่จะเกิด

ตารางขั้นตอนการดำเนินงาน

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบบัญชีและการเงินมาใช้งาน

 1.การค้นหาและสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบบัญชีและการเงินมาใช้งาน

      หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิม และพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือการทำงานซ้ำซ้อนกันของแผนกบัญชีในส่วนของการทำบัญชีต่างในบริษัท การคำนวณเงินเดือนและเพิ่มการทำบัญชีเกี่ยวกับรายชื่อของพนักงานเพื่อลดภาระของฝ่ายบุคคลและตามความต้องการในระบบใหม่ที่ทีมงานได้รวบรวมจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องดังกล่าว และผ่านการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วจากนั้นจึงได้จำ ลองขั้นตอนการทำ งานของระบบใหม่ นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำ มาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการ ซึ่งทีมงานได้สร้างแนวทางเลือกต่าง ๆ ก่อนที่จะทำ การเปรียบเทียบในแต่ละแนวทางเลือก มีจำนวนทั้งสิ้น 3 ทาง เพื่อให้ผู้บริหารพิจารณาว่าควรเลือกวิธีการพัฒนาและติดตั้งระบบใดที่จะก่อให้เกิดผลประโยชน์สูงสุดต่อบริษัท   โดยมีรายละเอียดดังนี้

                                ทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software)

                                ทางเลือกที่ 2 ว่าจ้างบริษัทจากภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)

                                ทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)

2.เลือกทางเลือกที่ดีที่สุด

เกณฑ์ทางเลือก

น้ำหนักเท่ากับ 4                    90 – 100 %              เกณฑ์ที่ได้              ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3                    70 – 89 %                เกณฑ์ที่ได้              ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2                    50 – 69 %                เกณฑ์ที่ได้              พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1                    30 – 49 %                เกณฑ์ที่ได้              ปรับปรุง

ตารางค้นหาและสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบบัญชีและการเงินมาใช้งาน

สรุปผล

     หัวหน้างานแต่ละแผนกได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด ซึ่งโครงการนี้มีต้นทุนที่ต่ำและได้ประสิทธิภาพมากที่สุด

แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

หลังจากโครงการพัฒนาระบบงานฝ่ายบัญชี ได้รับการอนุมัติแล้ว ทีมงานพัฒนาระบบจึงได้วิเคราะห์ความต้องการของระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบโดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล ดังนี้

                แผนภาพบริบท Context Diagram

                อธิบาย Context Diagram
     พนักงาน
- จัดทำรายงานการใช้จ่ายทั้งหมดของบริษัท ระบบตอบกลับเป็นรายงานการใช้จ่ายทั้งหมดของบริษัท
- สรุปรายงานงบประมาณประจำปี ระบบตอบกลับเป็นรายงานงบประมาณรายปี
- ออกใบกำกับภาษี ระบบตอบกลับเป็นใบกำกับภาษี
     ลูกค้า
- ชำระสินค้าระบบตอบกลับเป็นใบกำกับภาษี
     ผู้จัดการ
- ขอดูรายงานประจำปี ระบบตอบกลับเป็นรายงานประจำปี

                แผนภาพระดับ 0

                อธิบายแผนภาพระดับ 0
                ลูกค้าชำระสินค้าผ่านระบบบัญชีและการเงิน ระบบตอบกลับเป็นใบกำกับภาษี ซึ่งจัดทำโดยพนักงาน และรายงานผลการออกใบกำกับภาษีให้ผู้จัดการรับทราบ

                แผนภาพระดับ 1

                อธิบายแผนภาพระดับ 1
                เมื่อพนักงานชำระเงินค่าสินค้าจะเข้าระบบบัญชีและการเงินซึ่งระบบจะส่งต่อไปยังระบบออกใบกำกับภาษีเพื่อให้พนักงานออกใบกำกับภาษี และส่งต่อไปยังลูกค้า จากนั้นระบบบัญชีและการเงินส่งรายงานไปยังระบบสรุปรายงานเพื่อส่งให้กับผู้จัดการต่อไป และส่งผลการชำระเงินไปยังระบบเตรียมสินค้าเพื่อเตรียมจัดส่งและรายงานผลต่อไป

4.การออกแบบ แบบฟอร์มและรายงานผล

                การออกแบบ User Interface

                 

ตัวอย่าง ระบบบัญชีและการเงิน

5.ออกแบบ Application

       บริษัท พาวเวอร์บาย จำกัด มีระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์เดิมเป็นแบบ LAN ดังนั้นในการออกแบบApplication ขั้นตอนนี้ ทางทีมงานจึงเห็นควรว่า ระบบงานบัญชี สำหรับแผนกบัญชีนั้นจะเป็นแบบกระจาย เพื่อให้เหมาะสมและสอดคล้องกับระบบเครือข่ายเดิม (LAN) ที่มีรูปแบบเป็น Client/Server โดยจะจัดเก็บฐานข้อมูลไว้ที่เครื่องแม่ข่าย (Server) ส่วนตัวโปรแกรม จะติดตั้งไว้ในส่วนงาน 2 ส่วน ดังนี้

1. ผู้จัดการ จะต้อง Login เข้าสู่ระบบเพื่อเรียกดูข้อมูลรายงานทั้งหมดของบริษัท และได้รับสิทธิในการตรวจความถูกต้องเรียบร้อย แต่ไม่มีสิทธิในการแก้ไขข้อมูล นอกจากทำหนังสือให้พนักงานฝ่ายบัญชีเป็นผู้แก้ไข

2. พนักงานฝ่ายบัญชีจะต้อง Login ก่อนจะได้รับสิทธิ์ในการจัดทำ ค่าใช้จ่ายของบริษัททั้งหมด สรุปรายงานประจำปี และออกใบกำกับภาษี ในระบบAIS ได้โดยตรงเพื่อการบริหารงานบัญชีและการเงิน

    ผู้ใช้ทั้ง 2 ส่วน จะได้รับ Login name และ Password แตกต่างกัน เพื่อเข้าสู่โปรแกรมของระบบAIS ในการดำเนินการใด ๆ กับข้อมูลของระบบ

    จะเห็นว่าระบบAIS สามารถตอบสนองความต้องการในระบบใหม่ของผู้ใช้ได้อย่างครอบคลุม รวมถึงความสามารถรองรับการทำ งานแบบ Multi-User ได้ ถึงแม้ว่าจะมีบางส่วนที่ยังไม่เป็นที่พอใจของผู้ใช้เท่าใดนัก แต่เป็นเพียงส่วนน้อยที่ผู้ใช้ยอมรับได้ ซึ่งจะได้รับการพัฒนาต่อไปพร้อมกันกับแผนงานในอนาคตที่จะพัฒนาระบบAIS ให้สามารถทำงานบนระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต (Intranet)ได้ โดยทีมงานจะเลือกใช้ Web Application ที่เหมาะสมในการพัฒนา เช่น ASP เป็นต้น ซึ่งบนระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ตนี้ นอกจากผู้ใช้จะสามารถใช้โปรแกรมของระบบAIS ร่วมกันผ่านทางเบราเซอร์ (Browser) แล้ว ยังสามารถส่งข้อความหรือข่าวสารอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งกันและกันภายในบริษัทโดยไม่ต้องเสียเวลาเดินทาง อีกทั้งยังช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษเพื่อส่งข่าวสารหรือข้อความได้อีกด้วย

6.การพัฒนาและติดตั้งระบบระบบ

                ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบงานบัญชี เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
                แนะนำ โปรแกรมระบบบัญชีและการเงิน โปรแกรมระบบบัญชีและการเงิน เป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ระบบ ได้แก่
                1. ระบบคำนวณค่าใช้จ่ายทั้งหมดของระบบ สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไข และค้นหาข้อมูลของรายงานทั้งหมดได้ รวมทั้งการเก็บข้อมูลรายงานในเรื่องต่างๆเพื่อนำ ไปใช้ในระบบอื่นๆได้ เช่น ระบบจัดส่งสินค้า เป็นต้น
                2. ระบบรายงานงบประมาณประจำปี พนักงานบัญชีสามารถตรวจสอบ แก้ไข และบันทึกรายงานต่างๆเพื่อนำไปใช้ในระบบอื่นๆได้
                3. ระบบออกใบกำกับภาษีโดยดึงข้อมูลต่างๆที่เกี่ยวข้องจากแฟ้มข้อมูลลูกค้า และข้อมูลที่ได้จากคลังสินมาคำนวณ และออกใบกำกับภาษี และบันทึกใบกำกับภาษีไปยังระบบรายงาน

7.การซ่อมบำรุง

            การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ้อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว